Begripsverklaring
In deze privacyverklaring wordt verstaan onder:
Opdrachtnemer: Smeulders Financials;
Opdrachtgever: een organisatie of particulier die een opdracht verleent aan opdrachtnemer;
Opdracht: de overeenkomst tussen opdrachtnemer en opdrachtgever;
1. Verwerkingsverantwoordelijke
Opdrachtnemer is verwerkingsverantwoordelijke in het kader van de AVG.
2. Verkrijgen gegevens
Opdrachtnemer verkrijgt gegevens van de opdrachtgever per mail of in een persoonlijk gesprek bij het oriënteren op en eventuele aangaan en uitvoeren van de opdracht. Ook kunnen gegevens verkregen worden doordat derden opdrachtgever verwijzen naar opdrachtnemer.
3. Verwerkte gegevens
Opdrachtnemer verwerkt van opdrachtgevers (mogelijk) de volgende (persoons)gegevens dan wel persoonlijke / vertrouwelijke gegevens:
- NAW-gegevens (naam – adres – woonplaats) en indien nodig BSN nummer
- contactgegevens (telefoonnummer(s), e-mailadres(sen))
4. Grondslag en doeleinden
a. Opdrachtnemer verwerkt bovengenoemde gegevens om uitvoering te kunnen geven aan de opdrachten van opdrachtgever.
b. Doeleinden van de registratie zijn:
- bieden van professionele dienstverlening;
- efficiency en kostenbeheersing in de benodigde dienstverlening
- het onderhouden van contact tijdens en – indien gewenst – na afloop van de dienstverlening;
- beheer van het klantenbestand;
- planning en organisatie werkzaamheden;
- (belasting)administratie en facturering;
- desgewenst efficiënt invulling kunnen geven aan een vervolgopdracht;
- verbeteren dienstverlening;
- nakomen wettelijke verplichtingen.
5. Wijze van opslag en beveiliging
a. Opdrachtnemer slaat de onder 3 genoemde gegevens op in:
– papieren dossiers, die afgesloten in een dossierkast worden bewaard;
– digitaal op een met wachtwoord beveiligde laptop en/of in de beveiligde ‘cloud’ omgeving;
– op een mobiele telefoon, beveiligd met wachtwoord.
Opdrachtnemer is alert op schendingen van de privacy en hanteert passende beveiligingsmaatregelen.
6. Verstrekking aan derden
a. Opdrachtnemer verstrekt geen persoonlijke of vertrouwelijke gegevens van opdrachtgever aan derden zonder expliciete schriftelijke toestemming van de opdrachtgever.
b. Indien nodig voor de beveiliging of het gebruik van systemen en externe diensten (zoals voor computerbeheer), worden gegevens verstrekt of kan inzage worden verleend in gegevens aan externe dienstverleners. Deze derden mogen de betreffend gegevens alleen verwerken voor deze doeleinden en binnen de wettelijke kaders.
c. Indien er contact is via social media (waaronder LinkedIN en Facebook) kunnen gegevens door deze partijen worden opgeslagen, dit binnen de geldende Europese privacy wetgeving.
7. Bewaartermijnen
a. Voor fiscaal benodigde gegevens is de bewaartermijn 7 jaar.
b. De geregistreerde gegevens zullen nadat de onder a genoemde bewaartermijn is verstreken adequaat vernietigd worden.
8. Rechten
a. Opdrachtgever kan bij opdrachtnemer informatie opvragen inzake de geregistreerde gegevens.
b. De onder paragraaf 5 genoemde toestemming kan op verzoek ingetrokken worden – een verzoek kan per e- mail ingediend worden aan opdrachtnemer.
Vastgelegde persoonlijke gegevens kunnen op verzoek van betrokkene voor het verstrijken van de termijn van twee jaar vernietigd worden, mits dit wettelijk is toegestaan en de gegevens niet benodigd zijn voor de eventuele afhandeling van een eventueel geschil. Een verzoek kan per e-mail ingediend worden aan opdrachtnemer.
9. Vindplaats en wijzigingen
a. De actuele privacyverklaring wordt op verzoek toegezonden aan opdrachtgever.
b. Deze privacyregeling kan worden aangepast naar aanleiding van nieuwe voorschriften of om tot een betere invulling te komen.
Datum laatste wijziging: 15-12-2019